介護のICT化とは？高い機器の前に、無料のアプリと生成AIで書類から始める

「うちもそろそろICT化を」と言われて、見積もりを取ってみたら思っていた桁と違った。そこで話が止まっている事業所は多いはずです。

この記事は、介護事業所の管理者と法人の本部の方に向けて、介護のICT化という言葉が何を指すのか、そして費用をほとんどかけずにどこから始められるのかを整理したものです。結論を先に言うと、始める場所は機器ではなく、毎日書いている書類の様式です。

先に結論：買う前に、様式を1枚整える

やることの順番を先に出します。上から順に、費用の小さいものです。

多くの事業所は1から4を飛ばして5から入ります。そうすると、何に困っているのかを言葉にしないまま機能一覧を比べることになり、導入したあとで「前の紙のほうが早かった」が出てきます。

段階3で使えるものとして、exbk.jp の介護アプリを公開しています。介護記録、事故報告書、ヒヤリハット、送迎表、勤務シフト表など10種類が、ブラウザだけで動きます。無料で、登録なしで使えます。入力したデータは、ログインしていない間は端末のブラウザの中にだけ保存され、サーバーには送信されません。

段階1から4を職員が自分の手で回せるようになると、5の見積もりの読み方まで変わります。その進め方を扱っているのが、介護事業所向けの Claude Code 研修です。

介護のICT化という言葉が指しているもの

厚生労働省の介護分野における生産性向上ポータルサイトでは、業務改善に向けた取組として次の7つが並んでいます。

「ICT導入」という項目は、この7つの中にありません。ICTは、4と5をやりやすくするための手段として出てきます。同サイトの「介護分野における『生産性向上』とは？」のページでは、ICTの活用について、従来の紙でのやりとりを抜本的に見直し、介護現場の土台として積極的に導入していく動きが求められている、という趣旨が書かれています。あわせて、介護分野のICT化は職員が行政に提出する文書などの作成に要する時間を効率化する上でも重要だ、とも説明されています。

ここが、見積もりの前に押さえたいところです。様式がばらばらのまま端末だけ配ると、ばらばらの記録がばらばらのまま電子になります。

ICT・DX・AIの区別

言葉が混ざりやすいので、この記事での使い分けを書いておきます。

介護記録アプリを入れることはICT化の一部ですが、全部ではありません。

よくある失敗：上から配って、下で止まる

見積もりだけが先に進んだときに起きやすいことを、3つだけ挙げます。

タブレットを配ったが、入力が夜勤帯に集中する。 紙のときは手が空いたときに書いていた記録を、決まった画面で決まった順に入力させると、書く時間帯が固まります。様式の項目が多いほど固まります。

二重入力が残る。 電子に入れたあと、家族向けや監査向けに紙も作る。これは電子化の失敗というより、様式を作り直さなかった結果です。

使わない機能に費用を払い続ける。 何に困っているかを決めないまま選ぶと、機能の多さで選ぶことになります。

どれも、機器の性能ではなく様式と運用の問題です。だから、先に様式を整えると書きました。

費用をかけずに試せる範囲

様式を1枚選ぶ

候補になりやすいのは、毎日書くもの、職員によって書き方が割れるもの、あとから探されるものです。介護記録、申し送り、ヒヤリハット、送迎表あたりが当てはまります。

書き方が割れている状態で電子にしても、割れたまま蓄積されます。記録の言葉づかいをそろえる話は介護記録の書き方と介護記録で使ってはいけない言葉に、場面ごとの例で書きました。

ブラウザのアプリで試す

紙の様式をそのまま画面にすると、たいてい項目が多すぎます。実際に入力してみると、書かれない欄と、毎回書き足される欄が見えてきます。

exbk.jp の介護アプリは、見本データが入った状態で開きます。事故報告書や介護記録の画面で、自分の事業所の様式と項目を見比べてみてください。見本は自由に書き換えて試せますし、消して白紙から使うこともできます。

書類ごとの詳しい書き方は、事故報告書、ヒヤリハット、フェイスシート、サービス提供記録、認定の有効期間の管理の記事にそれぞれまとめています。

生成AIに下書きを作らせてみる

この記事を書くのに使った生成AI（Claude）に、見本データで介護記録の下書きを作らせました。与えたのは、走り書き程度の次のメモだけです。実在の利用者ではありません。

9/29 14時ごろ 見本ハナさん 昼食のこり半分 のど痛いと 熱37度 看護師に伝えた

返ってきた下書きは、こうなりました。

見たこと・聞いたこと（事実）：14:00ごろ、居室。昼食は主食・副食ともに半量残す。「のどが痛い」と話された。体温37.0℃。
気づき・判断：食事量が普段より少ない。のどの痛みのため食べにくかったと思われる。
対応・その後：看護師に報告した。

事実・気づき・対応の3つに分ける形には整いますが、メモになかったことは当然そのままです。報告した時刻、誰に報告したか、そのあと何を見るか。そこは書いた職員しか知りません。生成AIができるのは、形を整えて抜けている欄を目立たせるところまでで、中身を埋めるのは人の仕事です。

この使い方であれば、利用者の氏名を入れずに試せます。介護での生成AIの使いどころと注意は介護現場でのAI活用に整理しました。

導入事例の読み方

「介護 ICT 導入事例」で探すと、機器の名前と削減時間が並んだ記事が多く出てきます。ただ、事業所の規模も、もとの様式も、職員の年齢構成も違うので、数字だけを持ち帰っても自分のところでは再現しません。

厚生労働省の生産性向上ポータルサイトには「取組事例紹介」のページがあり、サイト内でも、ほかの事業所の課題や解決策をきっかけにするとよい、と案内されています。同じサイトの取組に活用可能な各種ツールのページでは、ガイドライン、動画教材、取組事例、推進スキルの手順書などが紹介されていて、介護記録を見直したい場合として、項目形式の介護記録法の導入マニュアルも挙げられています。

事例を読むときに見るところを表にします。

国や自治体には、介護ソフトや端末の導入を支援する仕組みもあります。ただし対象や金額、募集の期間は年度で変わるので、この記事では金額を書きません。所管の自治体の案内と公式ページで、そのときの条件を確かめてください。

始める前に決めておくこと

• 個人情報の扱い。 どの道具に何を入れてよいか、事業所の決まりを先に文書にする
• 誰が決めるか。 様式の最終決定をする人を1人決める。委員会で毎回持ち帰ると進みません
• やめる紙を決める。 増やすだけだと二重入力になります
• 戻せるようにしておく。 データの書き出しや印刷ができるかを、試す段階で確かめておく

このうち個人情報の扱いだけは、無料で試す段階でも先に決めてください。試用の名目で利用者の氏名を外部サービスに入れてしまうと、あとから取り消せません。

職員が様式を作れるようになると何が変わるか

ここまでの段階1から4を回すと、「うちの様式はこうしたい」が言葉になります。そこまで来ると、ソフトを買う場合でも要件が書けますし、買わずに自分たちで作る選択肢も出てきます。

exbk.jp の介護アプリは Claude Code という道具で作りました。日本語で指示を書くと、その通りに動く画面を作ってくれる仕組みです。

介護事業所向けの Claude Code 研修では、介護記録、事故報告書、送迎表といった実際の書類を題材に、Zoomのライブ形式で、その場で作りながら進めます。全10時間（2時間×5回）で、最後は自分の事業所の業務を題材にした演習です。対象は、介護職員、生活相談員、介護支援専門員、事務員など、これらの書類を担当している方です。一般的なAIの使い方は扱いません。

まとめ

1. 介護のICT化は、記録と情報共有の様式を整える取組が土台にある。厚生労働省の7つの取組にも「ICT導入」という項目はなく、「記録・報告様式の工夫」「情報共有の工夫」が並んでいる
2. 始めるのは、毎日書く書類1枚から。棚卸し、項目の決め直し、無料のアプリで試す、ここまでは費用がかからない
3. 生成AIは、走り書きから形を整えるところまでは助けになる。時刻や報告先を埋めるのは人の仕事
4. 事例は、削減時間ではなく「どこが詰まっていたか」と「様式を作り直したか」を読む
5. 補助の金額や条件は年度で変わる。所管の自治体と公式ページで確かめる

紙の様式を1枚選んで、職員が自分の手でアプリにしてみる。その手順を身につけるところから始めたい方は、介護事業所向けの Claude Code 研修をご覧ください。