不動産の追客管理｜反響の段階ごとの連絡と、今日連絡する相手を出す仕組み

賃貸仲介の反響は、取りこぼしの理由がだいたい決まっています。文面が悪かったからではなく、連絡する日を忘れたからです。

この記事は、賃貸仲介の営業担当と、反響の割り振りをしている管理職に向けて書きました。反響が入った日にやること、返事がないときの連絡の間隔、そのまま書き写せる文面の見本、そして「今日連絡する相手」を毎朝取り出す仕組みまでを、表と例文で並べます。文面と数字はすべて架空の見本です。

先に結論：うまい文面より、次の連絡日

反響の追客でいちばん効くのは、次の3つです。

1. 反響が入った日のうちに一次返信を出す
2. 連絡を1回するたびに、次の連絡日をその場で決めて残す
3. 次の連絡日で並べ替えた一覧を、毎朝見る

段階ごとの目安を表にします。日数は、賃貸仲介でよく使われている運用の目安です。法令や業界団体の定めではありません。

この表のとおりに動くだけなら、紙でもできます。難しいのは、これを20件、50件と並行して回すところです。反響ごとに次の連絡日を書いておいても、その日が来たことを誰も教えてくれません。

exbk.jp の反響・追客管理は、そこだけを引き受ける画面です。問い合わせごとに、問い合わせ元、希望条件、状況、次の連絡日を入れておくと、連絡日を過ぎた相手と今日連絡する相手が上に来るように並べ替えられます。無料で、登録なしでも使えます。

こうした自社用の画面は、外から買わなくても作れます。営業担当が日本語で指示して自社の業務アプリを組み立てる不動産会社向けの Claude Code 研修では、物件台帳と反響・追客管理を第2回で作ります。

反響が入った日にやること

最初の返信に何を書くか

一次返信の役目は、物件を売り込むことではありません。話を続けられる状態にすることです。入れる要素は4つです。

• 問い合わせへのお礼と、どの物件についての返信かの明示
• 空室かどうかの回答（募集終了なら、その事実を先に書く）
• 希望条件を確かめる質問（入居希望の時期、予算の上限、エリア、間取り）
• 次にこちらから連絡する日、または返事がほしい期限

この4つ目が抜けている返信をよく見ます。「ご検討ください」で終わると、次に動く理由が相手にも自分にも残りません。

反響の入口ごとに、最初の情報量が違う

同じ反響でも、どこから来たかで分かっていることが変わります。最初の質問を入口に合わせて変えると、やりとりの往復が1回減ります。

記録は、連絡が終わった直後に

あとでまとめて入力しようとすると、夕方には内容が曖昧になります。連絡を終えた直後に、話した内容と次の連絡日だけを入れてしまうのが結局いちばん速いやり方です。追客の記録は、見込み客との関係を育てるリードナーチャリング、つまり時間をかけて検討を後押しする活動の土台でもあります。

追客メールの文面の見本

ここから先の文面は、すべて架空の見本です。実在の物件や人のやりとりではありません。会社名、物件名、金額、担当者名はそのまま使わず、自社のものに置き換えてください。

1. ポータルサイトからの反響への一次返信

件名：【サンプル】サンプルハイツ 101号室のお問い合わせありがとうございます

○○様

お問い合わせいただきありがとうございます。株式会社サンプル不動産の山田と申します。

お問い合わせの【サンプル】サンプルハイツ 101号室は、本日時点で空室です。ご案内できます。

ご提案のために、3点だけ教えていただけますか。

1. ご入居を希望される時期
2. 家賃の上限（管理費込みでのご希望があればそちらも）
3. 今週または来週で、内見に来られそうな日

あわせて、条件の近いお部屋も2件お探ししてお送りします。

お返事がない場合も、明日あらためてご連絡いたします。

最後の一文が、次の連絡の予告です。これを書いておくと、翌日の電話が唐突になりません。

2. 募集が終わっていたとき

ご連絡が行き違いとなり恐れ入ります。お問い合わせの【サンプル】サンプルレジデンス 203号室は、先週申込みが入り、現在は募集を終了しております。

同じ町内で、間取りと家賃の近いお部屋を2件お送りします。いずれも現在は空室です。

・【サンプル】サンプルハイツ 101号室 1K／6.0万円／駅から徒歩8分
・【サンプル】サンプルコーポ 305号室 1K／6.3万円／駅から徒歩5分

どちらも内見できます。ご希望があれば、今週中でご都合のよい日をお知らせください。

募集終了の事実を先に書き、代わりの提案をその場で出します。ここで「似た物件があります」とだけ書いて条件を出さないと、返事は来ません。なお、物件の紹介文に書ける表現には決まりがあります。徒歩分数の数え方や使えない言葉は不動産広告で使えない表現と言い換えにまとめました。

3. 返事がないときの2回目

先日お送りしたお部屋について、その後いかがでしょうか。

お探しの条件が変わっていましたら、あらためてお探しします。エリアや家賃の上限が少し動くだけでも、ご紹介できるお部屋が変わります。

今の時点でお部屋探しをいったん見送られる場合は、その旨だけご返信いただければ、ご連絡を止めます。

止め方を先に渡しておくのは、相手のためでもあり、自社のためでもあります。返事がないまま送り続ける状態を減らせます。

4. 内見の前日

明日の内見について、待ち合わせのご案内です。

・日時：9月20日（土）14:00
・集合：サンプル駅 東口 改札前
・ご案内：【サンプル】サンプルハイツ 101号室ほか1件、所要およそ60分
・お持ちいただくもの：特にありません。お部屋の写真を撮っていただいて構いません

当日の急なご予定変更も、この番号にご連絡いただければ対応します。

5. 内見のあと、申込みがなかったとき

昨日はお時間をいただきありがとうございました。

見送りのご判断をうかがえると、次のご提案が絞れます。日当たり、収納、駅からの距離のどれが引っかかったか、ひとことで構いませんので教えてください。

ご入居の時期が先ということでしたら、月に1度のご連絡に切り替えます。

連絡の頻度を相手に宣言しておくと、月1回の連絡が営業活動として嫌がられにくくなります。「またご連絡します」だけで終えると、次の電話が唐突になります。

生成AIに文面の下書きを作らせると、どこまで書けるか

この記事を書くのに使った生成AI（Claude）に、見本データだけを渡して追客メールの下書きを作らせました。上の5本は、その下書きに手を入れたものです。結果を正直に書きます。

つまり、文章の形を整える作業は任せられますが、何を書くかは人が決めることになります。「次の連絡日を必ず入れる」「見送るときの断り方を書く」といった自社の型を指示に入れておかないと、当たりさわりのない文面が返ってきます。

ここで必ず守ることがあります。問い合わせ者の氏名、電話番号、メールアドレス、勤務先、物件を特定できる情報は、外部の生成AIに入力しない。 下書きを頼むときは「単身、1K、家賃6万円まで、10月入居希望」のように条件だけを伝え、宛名と物件名は戻ってきた文面に自分で書き入れます。会社として、どの情報を外に出さないかを先に決めておいてください。賃貸管理のどの書類仕事をAIに任せてよいかの線引きは、不動産会社のAI活用は事務からで10種類の書類ごとに整理しています。

広告や宣伝のメールには、法律の決まりがある

追客のメールが、その相手の問い合わせへの返信である間は、ふつうのやりとりです。一方、反響のあった人の一覧に向けて物件情報の一斉配信を始めると、性質が変わります。

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律は、営利を目的とする団体などが「自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信をする電子メール」を特定電子メールと定めています（第二条第二号）。

送信先について、第三条第一項は「送信者は、次に掲げる者以外の者に対し、特定電子メールの送信をしてはならない」と定め、あらかじめ送信を求める旨または同意する旨を通知した人、総務省令と内閣府令で定めるところにより自己のメールアドレスを通知した人、その広告に係る営業を営む者と取引関係にある人、自己のメールアドレスを公表している団体または個人を挙げています。同意を先にもらう考え方はオプトインと呼ばれます。

同条第二項は、同意があったことを証する記録の保存を求めています。同条第三項は、送信しないよう求める通知を受けたときは「その通知に示された意思に反して、特定電子メールの送信をしてはならない」と定めています。

表示については、第四条が、送信者の氏名または名称、送信を断る通知を受けるためのメールアドレスなどを、受信者の通信端末機器の画面に正しく表示するようにしなければならないと定めています。

実務に落とすと、次の3つを自社の書式に組み込むことになります。

条文の細かい手続きは総務省令と内閣府令に委ねられている部分があります。自社の配信の仕組みを決めるときは、条文そのものと所管の案内を確かめてください。

「今日連絡する相手」を毎朝取り出す

上の画面は、反響・追客管理に見本データを入れた状態です。画面の上に出ているのは、連絡日を過ぎた件数、今日連絡する件数、対応中の件数、その月の反響の件数です。一覧は、反響日、問い合わせ元、お客様、連絡先、希望条件、問い合わせ物件、状況、次の連絡日、担当の列で並びます。

朝の使い方は単純です。連絡の急ぐ順に並べ替え、上から順にあたる。連絡を1件終えるたびに、状況と次の連絡日を書き換える。それだけです。件数を絞り込んで印刷もできますし、一覧をCSVという表計算ソフトで開ける形式で書き出せるので、朝礼の資料にもそのまま使えます。

この画面で担当者が救われるのは、優先順位を毎朝考えなくてよくなる点です。反響の優先度を点数で並べるリードスコアリングのような仕組みを入れなくても、次の連絡日という1つの項目だけで、その日やることは決まります。

追客の一覧は、契約更新の管理とつながっています。更新の案内を出す時期の逆算は賃貸の更新手続きの流れに、契約前の説明の準備は賃貸の重要事項説明にまとめました。

よくある失敗

どれも、担当者の注意力ではなく、書式と決まりで防ぐ話です。自社の決まりに合った画面を外から買うと時間も費用もかかりますが、必要な項目が分かっている人が自分で作るなら、数時間の作業です。不動産会社向けの Claude Code 研修は、賃貸管理と売買仲介の営業担当や事務員を対象に、全5回で物件台帳、反響・追客管理、契約更新管理、入金確認、退去立会いチェック、修繕履歴を順に作ります。第1回は、情報の取扱い手順と利用ルールを決めるところから始まります。

exbk.jp の不動産アプリは Claude Code で作りました。不動産アプリの一覧から、どれも無料で、登録なしで試せます。

まとめ

1. 反響の追客は、文面より「次の連絡日」で決まる。連絡を1回したら、その場で次の日付を決めて残す
2. 一次返信には、空室かどうかの回答、条件を確かめる質問、次に連絡する日を入れる
3. 文面の下書きは生成AIに任せられるが、問い合わせ者の個人情報は入力しない。宛名と物件名は自分で書き入れる
4. 反響一覧への一斉配信を始めるなら、特定電子メール法の同意と表示の決まりを自社の書式に組み込む
5. 毎朝、次の連絡日で並べ替えた一覧を上から処理する。この形にできれば、繁忙期でも取りこぼしが減る

自社の追客の型が固まってきたら、その型をそのまま画面にしてしまうのが早道です。営業担当が自分の手で業務アプリを作れるようになる不動産会社向けの Claude Code 研修で、実際の業務を題材に作るところまで進めます。