不動産の追客管理｜反響の段階ごとの連絡と、今日連絡する相手を出す仕組み

追客メールの文面の見本

ここから先の文面は、すべて架空の見本です。実在の物件や人のやりとりではありません。会社名、物件名、金額、担当者名はそのまま使わず、自社のものに置き換えてください。

1. ポータルサイトからの反響への一次返信

> 件名：【サンプル】サンプルハイツ 101号室のお問い合わせありがとうございます > > ○○様 > > お問い合わせいただきありがとうございます。株式会社サンプル不動産の山田と申します。 > > お問い合わせの【サンプル】サンプルハイツ 101号室は、本日時点で空室です。ご案内できます。 > > ご提案のために、3点だけ教えていただけますか。 > > 1. ご入居を希望される時期 > 2. 家賃の上限（管理費込みでのご希望があればそちらも） > 3. 今週または来週で、内見に来られそうな日 > > あわせて、条件の近いお部屋も2件お探ししてお送りします。 > > お返事がない場合も、明日あらためてご連絡いたします。 最後の一文が、次の連絡の予告です。これを書いておくと、翌日の電話が唐突になりません。

2. 募集が終わっていたとき

> ご連絡が行き違いとなり恐れ入ります。お問い合わせの【サンプル】サンプルレジデンス 203号室は、先週申込みが入り、現在は募集を終了しております。 > > 同じ町内で、間取りと家賃の近いお部屋を2件お送りします。いずれも現在は空室です。 > > ・【サンプル】サンプルハイツ 101号室 1K／6.0万円／駅から徒歩8分 > ・【サンプル】サンプルコーポ 305号室 1K／6.3万円／駅から徒歩5分 > > どちらも内見できます。ご希望があれば、今週中でご都合のよい日をお知らせください。 募集終了の事実を先に書き、代わりの提案をその場で出します。ここで「似た物件があります」とだけ書いて条件を出さないと、返事は来ません。なお、物件の紹介文に書ける表現には決まりがあります。徒歩分数の数え方や使えない言葉は不動産広告で使えない表現と言い換えにまとめました。

3. 返事がないときの2回目

> 先日お送りしたお部屋について、その後いかがでしょうか。 > > お探しの条件が変わっていましたら、あらためてお探しします。エリアや家賃の上限が少し動くだけでも、ご紹介できるお部屋が変わります。 > > 今の時点でお部屋探しをいったん見送られる場合は、その旨だけご返信いただければ、ご連絡を止めます。 止め方を先に渡しておくのは、相手のためでもあり、自社のためでもあります。返事がないまま送り続ける状態を減らせます。

4. 内見の前日

> 明日の内見について、待ち合わせのご案内です。 > > ・日時：9月20日（土）14:00 > ・集合：サンプル駅 東口 改札前 > ・ご案内：【サンプル】サンプルハイツ 101号室ほか1件、所要およそ60分 > ・お持ちいただくもの：特にありません。お部屋の写真を撮っていただいて構いません > > 当日の急なご予定変更も、この番号にご連絡いただければ対応します。

5. 内見のあと、申込みがなかったとき

> 昨日はお時間をいただきありがとうございました。 > > 見送りのご判断をうかがえると、次のご提案が絞れます。日当たり、収納、駅からの距離のどれが引っかかったか、ひとことで構いませんので教えてください。 > > ご入居の時期が先ということでしたら、月に1度のご連絡に切り替えます。 連絡の頻度を相手に宣言しておくと、月1回の連絡が営業活動として嫌がられにくくなります。「またご連絡します」だけで終えると、次の電話が唐突になります。

生成AIに文面の下書きを作らせると、どこまで書けるか

この記事を書くのに使った生成AI（Claude）に、見本データだけを渡して追客メールの下書きを作らせました。上の5本は、その下書きに手を入れたものです。結果を正直に書きます。 | 項目 | 下書きの出来 | 人が直したところ | |---|---|---| | 文の丁寧さ | そのまま使える水準 | 敬語が過剰な箇所を削った | | 構成 | 用件、提案、次の行動の順に並ぶ | 概ねそのまま | | 次の連絡日の明示 | 指示しないと入らない | 全部の文面に足した | | 物件の条件 | 指示した範囲でしか書けない | 家賃と徒歩分数を見本の値で補った | | 断り方の案内 | 指示しないと入らない | 2回目の文面に足した | つまり、文章の形を整える作業は任せられますが、何を書くかは人が決めることになります。「次の連絡日を必ず入れる」「見送るときの断り方を書く」といった自社の型を指示に入れておかないと、当たりさわりのない文面が返ってきます。 ここで必ず守ることがあります。問い合わせ者の氏名、電話番号、メールアドレス、勤務先、物件を特定できる情報は、外部の生成AIに入力しない。 下書きを頼むときは「単身、1K、家賃6万円まで、10月入居希望」のように条件だけを伝え、宛名と物件名は戻ってきた文面に自分で書き入れます。会社として、どの情報を外に出さないかを先に決めておいてください。賃貸管理のどの書類仕事をAIに任せてよいかの線引きは、不動産会社のAI活用は事務からで10種類の書類ごとに整理しています。

広告や宣伝のメールには、法律の決まりがある

追客のメールが、その相手の問い合わせへの返信である間は、ふつうのやりとりです。一方、反響のあった人の一覧に向けて物件情報の一斉配信を始めると、性質が変わります。 特定電子メールの送信の適正化等に関する法律は、営利を目的とする団体などが「自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信をする電子メール」を特定電子メールと定めています（第二条第二号）。 送信先について、第三条第一項は「送信者は、次に掲げる者以外の者に対し、特定電子メールの送信をしてはならない」と定め、あらかじめ送信を求める旨または同意する旨を通知した人、総務省令と内閣府令で定めるところにより自己のメールアドレスを通知した人、その広告に係る営業を営む者と取引関係にある人、自己のメールアドレスを公表している団体または個人を挙げています。同意を先にもらう考え方はオプトインと呼ばれます。 同条第二項は、同意があったことを証する記録の保存を求めています。同条第三項は、送信しないよう求める通知を受けたときは「その通知に示された意思に反して、特定電子メールの送信をしてはならない」と定めています。 表示については、第四条が、送信者の氏名または名称、送信を断る通知を受けるためのメールアドレスなどを、受信者の通信端末機器の画面に正しく表示するようにしなければならないと定めています。 実務に落とすと、次の3つを自社の書式に組み込むことになります。 | 決めること | 一覧に持たせる項目 | |---|---| | 一斉配信を送ってよい相手か | 同意の有無と、同意を得た日 | | 断りの申し出を受けていないか | 配信停止の申し出の日付 | | 送信者の表示 | 配信の書式に会社名と停止用の連絡先を固定 | 条文の細かい手続きは総務省令と内閣府令に委ねられている部分があります。自社の配信の仕組みを決めるときは、条文そのものと所管の案内を確かめてください。

「今日連絡する相手」を毎朝取り出す

上の画面は、反響・追客管理に見本データを入れた状態です。画面の上に出ているのは、連絡日を過ぎた件数、今日連絡する件数、対応中の件数、その月の反響の件数です。一覧は、反響日、問い合わせ元、お客様、連絡先、希望条件、問い合わせ物件、状況、次の連絡日、担当の列で並びます。 朝の使い方は単純です。連絡の急ぐ順に並べ替え、上から順にあたる。連絡を1件終えるたびに、状況と次の連絡日を書き換える。それだけです。件数を絞り込んで印刷もできますし、一覧をCSVという表計算ソフトで開ける形式で書き出せるので、朝礼の資料にもそのまま使えます。 この画面で担当者が救われるのは、優先順位を毎朝考えなくてよくなる点です。反響の優先度を点数で並べるリードスコアリングのような仕組みを入れなくても、次の連絡日という1つの項目だけで、その日やることは決まります。 追客の一覧は、契約更新の管理とつながっています。更新の案内を出す時期の逆算は賃貸の更新手続きの流れに、契約前の説明の準備は賃貸の重要事項説明にまとめました。

よくある失敗

| 失敗 | 何が起きるか | 直し方 | |---|---|---| | 次の連絡日を空欄のままにする | 一覧に出てこないので、そのまま消える | 状況を更新するときは、必ず日付を入れる決まりにする | | 「対応中」のまま放置する | 対応中の件数だけが増え、実態が見えなくなる | 月に1度、対応中を全件見直して終了に落とす | | 担当者ごとに別の管理表を持つ | 休んだ日に誰も引き継げない | 一覧を1つにして、担当の列で絞り込む | | 断りの申し出を記録しない | 別の担当者がまた連絡してしまう | 終了の理由を残し、終了は再開しない運用にする | | 個人の携帯のやりとりで完結させる | 退職時に履歴ごと消える | 連絡の要点だけは、その日のうちに一覧へ写す | どれも、担当者の注意力ではなく、書式と決まりで防ぐ話です。自社の決まりに合った画面を外から買うと時間も費用もかかりますが、必要な項目が分かっている人が自分で作るなら、数時間の作業です。不動産会社向けの Claude Code 研修は、賃貸管理と売買仲介の営業担当や事務員を対象に、全5回で物件台帳、反響・追客管理、契約更新管理、入金確認、退去立会いチェック、修繕履歴を順に作ります。第1回は、情報の取扱い手順と利用ルールを決めるところから始まります。 exbk.jp の不動産アプリは Claude Code で作りました。不動産アプリの一覧から、どれも無料で、登録なしで試せます。

まとめ

1. 反響の追客は、文面より「次の連絡日」で決まる。連絡を1回したら、その場で次の日付を決めて残す 2. 一次返信には、空室かどうかの回答、条件を確かめる質問、次に連絡する日を入れる 3. 文面の下書きは生成AIに任せられるが、問い合わせ者の個人情報は入力しない。宛名と物件名は自分で書き入れる 4. 反響一覧への一斉配信を始めるなら、特定電子メール法の同意と表示の決まりを自社の書式に組み込む 5. 毎朝、次の連絡日で並べ替えた一覧を上から処理する。この形にできれば、繁忙期でも取りこぼしが減る 自社の追客の型が固まってきたら、その型をそのまま画面にしてしまうのが早道です。営業担当が自分の手で業務アプリを作れるようになる不動産会社向けの Claude Code 研修で、実際の業務を題材に作るところまで進めます。